Hàng tồn kho là một phần quan trọng trong quản lý kinh doanh, tác động trực tiếp đến hiệu suất và lợi nhuận của một doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào vấn đề “Hàng tồn kho là gì?” và tìm hiểu về tầm quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho.
Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho là tập hợp các sản phẩm, thành phẩm hoặc nguyên vật liệu mà một doanh nghiệp hoặc tổ chức giữ lại dự trữ với mục đích sử dụng hoặc bán ra sau này. Đây là các mặt hàng mà doanh nghiệp đã sản xuất hoặc mua vào nhưng chưa tiêu thụ hoặc chưa sử dụng hết. Hàng tồn kho có thể bao gồm sản phẩm đã hoàn thành, sản phẩm đang trong quá trình sản xuất, hoặc nguyên vật liệu sẽ được sử dụng cho quá trình sản xuất tương lai. Quản lý hàng tồn kho là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh để đảm bảo cung cấp đủ hàng hóa cho thị trường và duy trì dòng tiền và lợi nhuận hiệu quả.
Hàng tồn kho gồm những gì?
Hàng tồn kho bao gồm các loại sản phẩm, thành phẩm hoặc nguyên liệu mà một doanh nghiệp hoặc tổ chức lưu trữ để sử dụng hoặc bán ra sau này. Cụ thể, hàng tồn kho có thể bao gồm:
Xét về đặc điểm của các loại hàng hóa
Xét về đặc điểm của hàng hóa, có thể phân chia hàng tồn kho thành bốn loại chính:
- Hàng tồn kho là nguồn vật tư: Đây là tên gọi chung cho các nguồn cung cấp quan trọng dành cho hoạt động sản xuất. Nó bao gồm các mặt hàng như thiết bị điện tử, nhiên liệu và các dụng cụ dùng để bảo dưỡng máy móc.
- Hàng tồn kho là nguyên liệu thô: Đây là các nguyên liệu sử dụng trong quá trình sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp. Hàng tồn kho loại này có thể là nguyên liệu mà doanh nghiệp sản xuất để bán hoặc giữ lại cho sản xuất nội bộ. Nó cũng bao gồm các nguyên liệu mua từ bên ngoài, đang được gửi đến hoặc gửi đi từ nơi khác để gia công.
- Hàng tồn kho là bán thành phẩm: Đây là sản phẩm đã được đưa vào quá trình sản xuất, nhưng vẫn còn dang dở, chưa hoàn thiện hoặc đã hoàn thành nhưng chưa qua giai đoạn hoàn thiện về mặt thủ tục sản xuất.
- Hàng tồn kho là thành phẩm: Đây là các sản phẩm đã hoàn thành sản xuất, được doanh nghiệp giữ lại trong kho hàng để phục vụ cho nhu cầu sau này hoặc để bán ra thị trường.
Xét về chủng loại hàng hóa
Trong việc xác định loại hàng hóa trong quản lý hàng tồn kho, các loại hàng hóa sau được xem xét:
- Hàng tồn kho mua để bán: Đây là những sản phẩm mà doanh nghiệp mua với mục đích bán trực tiếp.
- Hàng tồn kho sản phẩm đang trong quá trình sản xuất: Bao gồm các sản phẩm đang trong giai đoạn sản xuất nhưng chưa hoàn thành hoặc chưa được nhập kho.
- Hàng tồn kho thành phẩm: Đây là các sản phẩm đã hoàn thiện nhưng vẫn còn tồn kho trong kho hàng hoặc đang chờ để được bán ra thị trường.
- Nguyên liệu và vật liệu: Bao gồm các nguyên liệu và vật liệu cần cho quá trình sản xuất.
- Hàng tồn kho được bảo quản tại kho thuế: Các sản phẩm được lưu giữ tại kho đặc biệt để quản lý thuế hoặc theo quy định của cơ quan chức năng.
Quản lý hàng tồn kho là gì?
Quản lý hàng tồn kho là quá trình điều phối, theo dõi và kiểm soát hàng hóa, tài sản mà một tổ chức hoặc doanh nghiệp lưu trữ để sử dụng hoặc bán ra sau này. Mục tiêu của quản lý hàng tồn kho là đảm bảo rằng hàng tồn kho được duyệt qua một cách hiệu quả, đảm bảo sẵn có đủ hàng hoá để đáp ứng nhu cầu của thị trường mà không gây ra lãng phí hoặc chi phí không cần thiết. Quản lý hàng tồn kho bao gồm các quy trình sau:
Nhận hàng và kiểm tra
Những sản phẩm hoặc nguyên liệu mới được nhận vào kho và kiểm tra để đảm bảo chất lượng và số lượng chính xác. Điều này bao gồm việc ghi lại thông tin như số lượng, giá trị và mô tả của hàng hóa.
Lưu trữ
Hàng tồn kho phải được lưu trữ một cách an toàn và hiệu quả. Điều này có thể bao gồm việc đảm bảo rằng các sản phẩm dễ bị hỏng được lưu trữ ở nhiệt độ thích hợp. Các sản phẩm dễ vỡ được đóng gói và lưu trữ một cách an toàn.
Theo dõi và kiểm soát
Theo dõi hàng tồn kho liên tục là việc quan trọng. Các hệ thống và quy trình phải đảm bảo rằng bạn luôn biết được mức tồn kho hiện tại của mỗi sản phẩm và thời gian nào cần đặt hàng mới.
Xử lý hàng tồn kho thừa
Hàng tồn kho thừa hoặc cũ có thể dẫn đến lãng phí và chi phí thêm. Quản lý hàng tồn kho cũng bao gồm việc đánh giá hàng tồn kho thừa và xác định cách giảm thiểu nó, bao gồm cách tiêu thụ hoặc bán hàng tồn kho cũ.
Xác định đặt hàng mới
Dựa trên thông tin trong việc theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho, quản lý hàng tồn kho sẽ xác định khi nào cần đặt hàng mới để đảm bảo rằng luôn có đủ hàng hoá để đáp ứng nhu cầu của thị trường.
Phân loại và sắp xếp hàng hóa
Các sản phẩm cần phải được phân loại và sắp xếp một cách có hệ thống để dễ dàng tìm kiếm và truy xuất khi cần.
Quản lý hàng tồn kho có vai trò quan trọng trong việc duy trì hiệu suất kinh doanh và giảm thiểu lãng phí. Nó cũng đóng một phần quan trọng trong việc đảm bảo rằng doanh nghiệp sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của thị trường một cách hiệu quả.
Mục đích quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Mục đích quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp là đảm bảo hiệu suất và hiệu quả trong quản lý tài sản và hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong thực tế, doanh nghiệp luôn mong muốn tiêu thụ hết hàng tồn kho và không để hàng tồn quá lâu để tránh các chi phí không cần thiết liên quan đến việc bảo quản và kiểm tra tình trạng hàng hóa.
Tuy nhiên, vẫn cần duy trì một lượng hàng tồn kho tối thiểu để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách kịp thời và tránh gián đoạn trong quá trình sản xuất. Mục đích chính của việc quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm:
Giao dịch
Đảm bảo sự liên tục trong quá trình sản xuất và bán hàng bằng cách duy trì lượng hàng tồn kho đủ để tránh tình trạng thiếu hụt. Giữ cân bằng hợp lý giữa cung và cầu để đảm bảo rằng sản phẩm luôn có sẵn khi khách hàng cần.
Đáp ứng nhu cầu khách hàng
Duy trì một lượng hàng tồn kho hợp lý để đảm bảo khách hàng luôn có sẵn sản phẩm mà họ muốn mua. Xây dựng sự tin tưởng và trung thành từ phía khách hàng bằng việc đáp ứng kịp thời nhu cầu của họ.
Tiết kiệm thời gian
Quản lý tồn kho hiệu quả giúp tiết kiệm thời gian vì bạn có thể theo dõi lượng hàng tồn kho một cách dễ dàng hơn. Sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho để tránh việc phải kiểm tra và đếm từng sản phẩm một.
Tiết kiệm chi phí
Duy trì lượng hàng tồn kho ở mức hợp lý giúp tiết kiệm chi phí lưu kho, nhưng vẫn đảm bảo sẵn sản phẩm khi cần. Điều chỉnh lượng hàng tồn kho dựa trên dữ liệu về nhập và xuất kho, giúp bạn lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ hiệu quả hơn.
Dự phòng
Lượng hàng tồn kho có thể hữu ích trong trường hợp tăng cầu đột ngột hoặc thiếu nguyên liệu thô trên thị trường. Giúp doanh nghiệp đối phó với biến động không lường trước của thị trường và tận dụng cơ hội.
Đầu cơ
Lưu trữ hàng tồn kho có thể giúp doanh nghiệp hưởng lợi từ biến động giá cả trên thị trường. Tiết kiệm chi phí bằng việc duy trì lượng hàng tồn kho thay vì phải mua hàng hóa với giá cao khi cần.
Trên đây là các thông tin về định nghĩa và các nguyên tắc quan trọng để xác định hàng tồn kho mà Nguyễn Kiên Phát đã tổng hợp. Hy vọng rằng những kiến thức trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hàng tồn kho là gì, từ đó có khả năng quản lý hàng hóa hiệu quả hơn và đề xuất những điều chỉnh phù hợp.
Đọc thêm: Tìm hiểu về hàng hóa thứ cấp
